Cuando se trabaja en un negocio o empresa de comunicación se suele trabajar en equipo, y para ello es necesario comunicarse. Por lo que son frecuentes las reuniones, pero ¿hasta que punto son útiles? Un estudio de Wallop! OnDemand nos revela el tiempo que se “gasta” en reuniones, dentro de departamentos de comunicación.
El 70% de las reuniones duraba como mínimo una hora llegando a superarse en muchos casos. Un 48% de las reuniones estaban formadas por cuatro miembros y la mitad de las agencias consultadas realizaban entre cuatro y cinco reuniones al mes ya fueran internas o con los clientes.
Kristin Jones, CEO de Wallop! OnDeman (empresa que lleva a cabo el estudio) aconseja acortar el tiempo y la cantidad de reuniones, ya que de esta manera se gana tiempo y se alcanzan antes los objetivos. Obviamente, se trata acortar o disminuir las reuniones, eliminarlas por completo no sería para nada una buena idea. Simplemente se trata de seguir unas reglas sencillas. No es necesario reunirse una vez a la semana, por que sea lo que siempre se hace, sobre todo si no se tiene nada preparado.
También es útil, una vez acabada la reunión, medir en que se ha invertido el tiempo. Así puede determinarse como hacer un mejor un uso más productivo de estas reuniones. Si al hacer este análisis nos damos cuenta de que aún así las reuniones no son provechosas, se puede intentar reducirlas, tanto en tiempo, como en número de asistentes. Del mismo modo se podría reducir el número de reuniones al mes. Este tipo de ajustes harían ganar tiempo al equipo de relaciones públicas a la hora de alcanzar los objetivos planteados en la estrategia de comunicacion. Según Kristin Jones, es habitual que en los equipos de PR los miembros tengan diferentes prioridades según qué acción de comunicación. Para ella, el disminuir las reuniones y demás tareas administrativas influye positivamente en la consecución de objetivos.
Este estudio y sus posteriores conclusiones plantean, por lo tanto, una pregunta principal: ¿Que ventajas y desventajas traen las reuniones en comunicación?
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